Información sobre la Ley Orgánica de Protección de Datos
Las Comunidades de Propietarios, como cualquier otra organización, empresa o profesional, maneja datos de carácter personal y contrata servicios a terceros. Entre los principales ficheros de una Comunidad debemos citar además del fichero de datos personales de los copropietarios, los ficheros de proveedores, personal contratado por la Finca y otras situaciones.
Una de las obligaciones de las Comunidades de Propietarios es la de efectuar la notificación del fichero con estos datos a la Agencia Española de Protección de Datos.
Responsable del fichero y encargado del tratamiento.
Hay que diferenciar entre la figura del responsable del fichero y la del encargado de su tratamiento.
El artículo 3 de la LOPD define la figura del responsable del fichero como aquella persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento. Siendo ésta la Comunidad de Propietarios.
El citado artículo 3 también define la figura del encargado del tratamiento como la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que sólo o conjuntamente con otros, trate los datos personales por cuenta del responsable del fichero. Siendo el Administrador de Fincas quien realiza el tratamiento por cuenta de la Comunidad de Propietarios.
La Comunidad de Propietarios que no dispone de espacio habilitado para el archivo, tanto en papel como en soporte informático, traslada en su totalidad al Administrador todo el peso que conlleva las tareas de gestión, por lo que es éste quien a efectos prácticos cumple las obligaciones en materia de protección de datos que competen a la Comunidad de Propietarios.
Conclusión
La Comunidad de Propietarios está obligada al cumplimiento de la normativa sobre protección de datos del fichero del que es titular.
El Administrador de Fincas efectúa la gestión y tramitación por cuenta del responsable del fichero.